Raadsverslagen op Woogle

Deze lente beginnen we met een nieuwe informatiecategorie op Woogle, de raadsverslagen van de lagere overheden. Dit is een enorme klus, want die verslagen komen met enorm veel bijlages, die we ook allemaal vindbaar en toegankelijk willen maken op Woogle.

We zijn nu begonnen met de raadsverslagen van de gemeente Nijmegen om een eerste indruk te krijgen. We behandelen de stukken op dezelfde manier als de Handelingen der Staten Generaal: elk agendapunt in een vergadering vormt een dossier, met eigen metadata en alle bij het agendapunt horende stukken. Na zoeken wordt een geordende lijst met deze agendapunt dossiers teruggegeven met directe links naar de relevante pagina’s in de bijbehorende stukken.

We zijn ook van plan de videotulen van de vergaderingen, per agendapunt, doorzoekbaar te maken via automatische spraakherkenning. Een pilot vorig jaar met de gemeente Buren liet zien dat dit prima werkt.

Drie zoeksystemen

Met Woogle erbij zijn er in ieder geval voor de gemeente Nijmegen nu minstens vier methoden om binnen hun stukken te zoeken. Gewoon eens dezelfde zoekvraag bij die verschillende systemen stellen geeft al een mooi inzicht in de verschillende manieren waarop je zo’n zoeksysteem kunt vormgeven en inrichten.

Hieronder een eerste poging met wat heel snelle eerste observaties.

We zoeken binnen de gemeente Nijmegen naar de stukken met de zoekvraag  NDW21 Winkelsteeg

• op Woogle
• op bestuurlijkeinformatie.nl (iBabs)
• op openraadsinformatie.nl (ORI)
• via Google met een site restrictie op https://nijmegen.bestuurlijkeinformatie.nl/

Elk zoeksysteem gebruikt een eigen manier van indexeren en tonen van de resultaten. Het is niet duidelijk of elk systeem dezelfde stukken doorzoekbaar heeft gemaakt. Het lijkt erop dat iBabs het meest compleet is. ORI heeft zijn stukken van iBabs, en Woogle weer van ORI.

• Bij Woogle zijn er 11 hits, allemaal naar agendapunten tijdens raadsvergaderingen, met daarbij dan weer verwijzingen naar bij die agendapunten behorende stukken waarin de twee zoektermen voorkomen.
  • Er wordt gezocht in de titels en beschrijvingen van stukken en in de tekst van de stukken zelf.
• Bij iBabs zijn er 10 resultaten, een mix van stukken (PDFs) en links naar agendapunten. Bij alle hits staan de 2 zoektermen in de titel. Het lijkt erop alsof de onderliggende tekst van de stukken niet geindexeerd is (dus geen “full text search“).
  • De eerste hit op Woogle, een agendapunt getiteld getiteld Besluitronde (raadsvergadering) 2023-11-01 – Noodopvang Winkelsteeg vinden we niet terug in de 10 iBabs hits. De zoektermen komen niet samen in de titel van het agendapunt voor, maar wel in het onderliggende stuk.
• Op ORI zijn er wel 306 resultaten, allemaal losse PDF documenten, niet direct gekoppeld aan een raadsvergadering.
  • Het lijkt erop dat ORI de zoekvraag met 2 woorden als een disjunctie heeft beschouwd, dus een vraag naar alle stukken met het ene of het andere woord erin. In de eerste hit komt de zoekterm ndw21 in ieder geval niet voor. De term Winkelsteeg wel, maar slechts 1 keer. Dit lijkt niet het meest relevante resultaat voor deze zoekvraag.
• Op Google worden er 116 PDFs gevonden die allemaal beide zoektermen bevatten en beschikbaar zijn op de site https://nijmegen.bestuurlijkeinformatie.nl/. Met Google vinden we dus veel meer stukken binnen deze site dan met de zoekfunctie op die site zelf.

Meedoen? Leuk! Graag!

Gemeentes die hier aan mee willen doen zijn zeer welkom zich te melden bij maartenmarx@uva.nl. De integratie binnen Woogle geeft weer een andere kijk op de informatiehuishouding en de openbaarmaking binnen een gemeente. Omdat Woogle tracht alle 17 informatiecategorieën binnen de Woo op één platform vindbaar te maken geeft dat vaak een nieuwe blik. Zo hebben we nu dus voor Nijmegen de Woo-besluiten, de beschikkingen, de raadsverslagen, de bereikbaarheidsgegevens en de Woo index allemaal handig bij elkaar op 1 plek.