Gregory Slager heeft tijdens zijn scriptie project bij de Provincie Zuid Holland een methode ontwikkeld om makkelijk een Woo besluit (de brief) te maken, dat meteen tijdens het maakproces ontdaan is van gevoelige informatie die niet openbaar gemaakt mag worden.
Het systeem dat Gregory heeft uitgewerkt is in de basis makkelijk uit te leggen. Het begint met een sjabloon van zo’n besluit waarin alle standaard informatie staat en waar gemarkeerde plekken (placeholders) zitten voor de specifieke informatie. In die voor dat ene besluit specifieke informatie zit natuurlijk de kern van de informatie van het besluit verborgen. Dit bestaat dan ook uit
- gegevens die weggelakt moeten worden, zoals de namen van de verzoeker en de opsteller van de brief, en gevoelige gegevens in de tekst van het verzoek;
- de kern-gegevens van het verzoek en het besluit, zoals de datums van verzoek en besluit, de tekst van het verzoek, het genomen besluit, tussenliggende gebeurtenissen en hun data (overleg, uitstel, deelbesluit, etc). Dit is cruciale informatie die we graag als gestructureerde metadata vast willen leggen.
In de software die is ontwikkeld gaat het maken van een besluit moeiteloos. De Woo-ambtenaar vult in een formulier alle specifieke informatie in, en geeft daarbij meteen aan wat er, op basis van welke weigeringsgrond, geanonimiseerd moet worden. De software plaatst deze ingevulde gegevens dan in de placeholders in het sjabloon. De Woo-ambtenaar opent het ingevulde sjabloon in Word, en past zonodig dingen aan of voegt iets toe. Dit zijn eigenlijk altijd zaken die heel specifiek zijn voor een verzoek of besluit. Als dit klaar is maakt de software 2 versies van de besluitbrief:, de volledige en die waar de te anonimiseren stukjes tekst zijn weggehaald.
Omdat het anonimiseren (“lakken”) in Word wordt gedaan is het volkomen veilig en is het niet nodig om brieven in te scannen en vervolgens te OCRen. Het Word document wordt door de software voorzien van de juiste voor de WCAG toegankelijkheid vereiste metadata en tot slot naar een toegankelijk PDF formaat geëxporteerd.
Het resultaat
- Een (volledige) versie van het besluit voor de verzoeker.
- Een geanonimiseerde versie van dat besluit als goed machineleesbaar, toegankelijk en dus hebruikbaar PDF document.
- Dit document heeft een 100% correct score op de toegankelijkheidschecker https://pdfchecker.nl/.
- Dit document voldoet volledig aan de eisen gesteld in de Nationaal Archief Beslisnota Challenge.
- De kerngegevens van het besluit als gestandaardiseerde metadata.
Conclusie van de scriptie
Uit interviews met de participanten van de gebruikerstests blijkt dat de ontwikkelde tool bij het opstellen van een Woo-besluitbrief tijdsbesparing oplevert, menselijke fouten voorkomt, volledige besluitbrieven garandeert en dankzij het werken met het Open by Design principe een veiligere manier van weglakken van gevoelige gegevens biedt.
Evaluatie (uit de scriptie)
6.2.2 Alternatieve manier van weglakken
Uit interviews na de praktijktesten gaven de participanten aan dat zij de alternatieve manier van weglakken volgens het Open by Design principe als zeer prettig ervaarden. Dit principe wordt op het moment van schrijven nog weinig toegepast binnen de provincie Zuid-Holland. Het werken volgens dit principe maakte de participanten er nadrukkelijk van bewust dat het document dat opgesteld werd ook uiteindelijk gepubliceerd zou worden. Hierdoor dwong het de participanten ook om bij het opstellen van de brief al te goed te bedenken welke informatie wel en niet openbaar mag worden gemaakt.
6.2.3 Tijdsbesparing
Beide participanten waren van mening dat het opstellen van de besluit brieven met BriefSupport sneller gaat dan wanneer dit handmatig of met semi-handmatig met Word en smart documents gebeurt. De praktijkexpert gaf aan dat er op twee manieren tijd bespaard wordt. Ten eerste ben je minder tijd kwijt aan het opbouwen van de brief, ten tweede ben je geen tijd meer kwijt aan het actief weglakken van gevoelige data in de brief. Deze tijdrovende stap is in BriefSupport geëlimineerd. De expert kon geen exacte schatting geven met betrekking tot de tijdswinst, maar gaf aan dat deze zeker significant is.
Voorbeeld
Hieronder een voorbeeld Woo besluit van de provincie Zuid Holland met in zwart weggelakte informatie, in geel specifieke informatie en in blauw alle informatie die in het sjabloon hoort.
Het valt op hoe weinig van de tekst maar specifiek is. In het systeem wordt ook de hier weggelakte informatie in het formulier ingevuld.
Deze werkwijze geeft rust en zekerheid aan de Woo-ambtenaar: het deel waarnaar gekeken moet worden voor het anonimiseren is vele malen kleiner en de keuze om te anonimiseren gebeurt op het logische moment: bij het opstellen van de brief.
