Het besluit op een Woo-verzoek is meestal een brief aan de verzoeker waarin het bestuursorgaan vertelt wat er met het verzoek gedaan is. Meestal worden de persoonsgegevens van de verzoeker en van de “afzender” (vaak de Woo-jurist) geanonimiseerd (“weggelakt”).
Als dat anonimiseren via bepaalde laksoftware gaat, kan het gebeuren dat de digitale versie van deze net getypte brief wordt omgezet in een verzameling afbeeldingen van elke pagina, waarna de tekst die erop stond weer teruggehaald wordt door middel van optische karakterherkenning. Dit heeft nadelen voor de vindbaarheid en de toegankelijkheid:
- het PDF bestand wordt erg groot
- bij inzoomen (nodig voor sommige visueel beperkten) wordt de tekst zeer slecht leesbaar
- de onderliggende machine leesbare tekst is geheel verdwenen,
- of delen zijn door de OCR verhaspeld.
De tekst kan dan niet of alleen verhaspeld voorgelezen worden, en zoekmachines als Google kunnen dat besluit niet of niet goed indexeren, zodat het lastig (terug) te vinden is.
Het kan ook anders
De provincie Flevoland past heel handig anonimiseren by design toe. In plaats van de naam van de verzoeker, schrijven ze gewoon “geachte verzoeker”. Ook de andere persoonsgegevens worden meteen in de originele brief anoniem weergegeven. Dit zorgt ervoor dat men gewoon de PDF zoals die uit Word komt kan vrijgeven: een origineel digitaal bestand, wat geen van bovenstaande nadelen kent.
Maak het zichtbaar
Wooverheid heeft een klein programmaatje gemaakt waarmee alle afbeeldingen uit een PDF file weggehaald kunnen worden. Voor een besluit (een brief), kan dit vanzelfsprekend zonder verlies aan informatie, mits die brief een origineel digitaal bestand is. Is er iets raars (zoals het maken van afbeeldingen van tekst) mee gedaan, dan verdwijnt er wel informatie. We vergelijken nu een besluit uit Flevoland met een besluit op een Woo verzoek gevonden op de nieuwe openVWS website van het Ministerie VWS.
Het originele besluit van VWS zonder afbeeldingen bestaat uit 10 lege paginas. Het originele besluit van de Provincie Flevoland zonder afbeeldingen is identiek.
Ons advies
Volg het goede voorbeeld van Flevoland, en anonimiseer by design. Zeker voor een besluit kan dit echt makkelijk, en scheelt uiteindelijk werk, en zorgt voor een manier van openbaarmaken die wel aansluit bij artikel 2.4.3 van de Woo en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie, maar die bovenal voor gebruikers veel en veel fijner is.
